Library, Archive and Museum Research Journal

ISSN:2718-0832

Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Dosyaların Arşive Transfer Sürecinin Yönetimi: Listeleme, Tanımlama ve Kayıt Oluşturma Adımlarının Literatür Işığında İncelenmesi

Author:

Number of pages:
1-23
Year-Number:
2021-3

Günümüzde birçok iş, profesyonel analizlerle üretilen yazılımlar ile kolaylaşmaktadır. Belge yönetimi, arşivleme alanında da Doküman Yönetim Sistemi, Arşiv Yönetim Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi benzeri yazılımlar bilgi ve belge yönetimini amaçları doğrultusunda yönetmekte ve kolaylaştırmaktadır. Birçok özel sektör örgütler de bu yazılımları kullanmakta ve belge yöneticisi istihdam etmektedir. Daha küçük ölçekli bazı örgütler ise belge ve arşiv yönetimi yönelik herhangi bir yazılıma ve kurumsal politikaya sahip değillerdir. Bu çalışma kapsamında belge ve/veya arşiv yönetimi yazılımı kullanmayan ve belge yöneticisi, arşivci istihdam etmemiş olan genellikle küçük ve orta ölçekli özel sektör örgütlerine odaklanılmıştır. Çalışmada bu örgütlerdeki dosya ve klasörlerin yarı aktif ve pasif dönemlerinde yönetilebilmesi için hangi kriterlerden nasıl olacağı ve iş akışının hangi noktasında listelenmesi gerektiği irdelenmiştir. Dosya/klasörlerin üretilme anında birimde listelenmesi sayesinde birim ve arşiv personelinin iş yükünün azalacağı, dosyaların doğru tanımlanacağı ve arşive devir işlemlerinin hızlı, sağlıklı yapılacağı belirtilmiştir. Çalışma kapsamında birim çalışanlarına listeleme yapabilecekleri pratik yöntem sunulmuş ve ek 2 de bulunan Excel tablosu standart listeleme örneği olarak hazırlanmıştır. Ayrıca belgeleri listelemeden önce belge gruplarının analizini ve tanımlanmasını sağlayacak olan belge serisi tanımlama formu tasarlanarak, makalenin sonunda ek olarak sunulmuştur.

Keywords


In today’s world, many jobs are made easier with software produced with professional analysis. In the field of document management and archiving, software such as Document Management System, Archive Management System, Electronic Document Management System manage and facilitate information and document management for their purposes. Many private sector organizations also use these software and employ a document manager. Some smaller organizations do not have any software and institutional policy for document and archive management. This study focuses on small and medium-sized private sector organizations that do not use document and / or archive management software and do not employ document managers or archivists. In the study, how the files and folders in these organizations will be managed in their semi-active and passive periods and how they should be listed and at what point in the workflow are examined. It has been stated that by listing the files/folders in the unit at the time of production, the workload of the unit and archive personnel will be reduced, the files will be identified correctly and the transfer to the archive will be done quickly and properly. With in the scope of the study, a practical method was presented to the unite employees by which they could list, and the Excel table in appendix 2 was prepared as a standard listing example. In addition, before listing the documents, a document series definition form that will enable the analysis and definition of document groups is designed and presented as an attachment at the end of the article.

Keywords

Article Statistics

Number of reads 154
Number of downloads 938

Share

Library, Archive and Museum Research Journal
E-Mail Subscription

By subscribing to E-Newsletter, you can get the latest news to your e-mail.